آیین نامه

آیین نامه نظام پیشنهادات شركت آب وفاضلاب فارس

مقدمه
نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها یكی از ابزارهای موثر ونیرومند در جهت اجرای اهداف واستراتژی های سازمان بر مبنای بهبود ارتباطات میان مدیریت ، كاركنان مردم وارباب رجوع است. در چارچوب این نظام كه خود مرحله اول از استقرارنظام مدیریت مشاركتی است كوشش می شود تا از طریق توسعه ویژگیهای فردی وسازمانی كاركنان وایجاد محیط هم افزایی در سازمان، ارتباط بین فردی ونیز میان گروهی به گونه ای تنظیم گردد كه دستیابی به اهداف سازمان در چارچوب هزینه وكیفیت بهینه مقدور باشد.
برای ایجاد چنین محیطی یادگیری ورشد مستمر وحضور فعال ومشاركت یكایك كاركنان ضروری واجتناب ناپذیر است. انتظار این است كه كاركنانی كه سالها در این عرصه تلاشهای ارزنده ای داشته اند با حضور دائم و فعال
خود وبا ارائه نظرات وپیشنهادهای سازنده، مسائل ومشكلات سازمان را مورد  توجه قرار داده وراه حل های سازنده وموثر ارائه نمایند.

ماده ۱-تعریف
نظام پذیرش وبررسی پیشنهادها كه به عنوان یكی از اصلی ترین پایه های بهبود مستمرونظام كیفیت جامع شناخته می شود،یك نظام مدیریتی است كه به منظور ایجاد وتقویت روحیه مشاركت فردی وگروهی در بین كاركنان ودر راستای بهبود فرایندها وافزایش بهره وری در شركت استقرار می یابد
ماده ۲-اهداف:
هدف از طراحی نظام ایجاد فضای مناسب برای مشاركت كلیه كاركنان در جهت بهبود روشها وكاهش هزینه ها در راستای تحقق اهداف سازمانی می باشد.
ماده۳- محدوده كاربرد
محدوده كاربرد این نظام شركت آب وفاضلاب استان فارس می باشد.

ماده ۴- تعاریف:
پبشنهاد : عبارت است از ارائه هرگونه ایده ورا هكار كه باعث حل مشكل وبهبود خدمات ،در فعالیتها وفرایندهای موجود ، كاهش هزینه ها وافزایش درآمد گردد.

 

تبصره: موارد ذیل جزء مصادیق پیشنهاد نمی باشد.:

  • شكایات
  • پیشنهادهای مربوط به عزل ونصب كاركنان
  • تكرار مواردی كه در گذشته حل شده یا در محل كار به اجرا گذاشته شده است.
  • پیشنهاد در زمینه امور جاری كه در دستور كار شركت است.

پیشنهاد دهنده: فرد یا گروهی از كاركنان شركت آب وفاضلاب ویا مشتریان وارباب رجوع خواهند بود.
 

ماده ۵-اركان تشكیلاتی:
با توجه به ویژگی ها وساختار سازمانی شركت، سازمان اجرایی نظام پیشنهادها  وگردش كارمطابق چارت  زیرمی باشد.
دبیرخانه نظام پیشنهادها

 كمیسیون تحول اداری (به عنوان مرجع رسیدگی كننده)
معاونتها ومدیریتهای مربوطه (به عنوان مرجع رسیدگی كننده)                                                   

كمیسیون تحول اداری :
كمیسیون تحول اداری با مسئولیت سیاستگذاری در جهت دسترسی به اهداف نظام پیشنهادها عهده دار وظایف زیر می باشد.

  • تدوین، بازنگری وبه روز در آوردن آیین نامه نظام پیشنهادها متناسب با ویژگی های شركت
  • پایش سیستم پس از استقرار
  • بررسی مداوم ومستمر روند ، اجرا، مسائل ومشكلات نظام پیشنهادها وارائه راهكارها مناسب به منظوررفع آنها
  • نظارت برعملكرد دبیرخانه وكمیته های تخصصی
  • تصویب وابلاغ پاداشهای مربوطه

دبیرخانه نظام پیشنهادها:
دبیرخانه نظام پیشنهادها تحت نظارت كمیسیون تحول اداری می باشد و وظایف زیر را به عهده دارد:

  • دریافت وثبت پیشنهادهای ارائه شده وارائه رسید به پیشنهاددهنده و انجام امور مربوط به مكاتبات با پیشنهاددهندگان
  • بررسی وارجاع پیشنهادها متناسب با موضوعات به معاونت ها ومدیریتهای مربوطه
  • پی گیری پیشنهادهای اجرایی ارجاعی به معاونت های شركت
  • مستند سازی وگزارش دهی عملكرد ونتایج نظام پیشنهادها
  • شناسایی مشكلات سازمان وتعیین اولویتهای سازمان با انجام مكاتبه ودعوت از معاونین ومدیران شركت جهت ارائه مسائل موجود در شركت انجام امور مربوط به مكاتبات با پیشنهاددهندگان
  • انجام امور مربوط به مكاتبات با پیشنهاددهندگان
  • برنامه ریزی جهت كلاسهای آموزشی وهمایش ها وسمینارها

وظایف معاونت های دریافت كننده پیشنهادها شامل موارد زیر می باشد:

  • دریافت پیشنهادهای ارائه شده از سوی دبیرخانه
  • ارسال به واحدهای تخصصی وكارشناسی جهت بررسی پیشنهادهای رسیده وتعیین میزان صرفه جویی ویا بهبود وساده سازی روشهای انجام كارو افزایش درآمد
  • اعلام نتیجه بررسی پیشنهادها به دبیرخانه نظام ظرف مدت یك ماه از تاریخ ارائه پیشنهاد
  • پیگیری اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده
  • ارسال گزارش نتایج  اجرای پیشنهاد به دبیرخانه نظام پیشنهادها.

ماده ۶- روند انجام كار:

نظام پیشنهادها شامل ۵ فرایند اصلی ، دریافت پیشنهاد،  ثبت وارجاع پیشنهاد به معاونتها ومدیریتهای مربوطه ، بررسی واعلام نظر تخصصی در خصوص پیشنهاد، تصویب پیشنهاد، محاسبه امتیاز وپاداش پیشنهاد ابلاغ واجرای پیشنهاد ، ارزیابی نتایج می باشد.
۱-۶- دریافت پیشنهاد

پیشنهاد دهنده با تكمیل فرم شماره ۱ ارائه پیشنهاد، پیشنهاد خود رامكتوب می نمایند . در این زمینه می بایست موضوع ، شرح ، نتایج حاصل از اجرای پیشنهاد به همراه مشخصات پیشنهاد دهنده / پیشنهاددهندگان در فرم درج گردد . فرم شماره۱ پس از تكمیل به دبیرخانه نظام پیشنهادها ارائه می شود.

۲-۶- ثبت وارجاع پیشنهاد به معاونتها ومدیریتهای مربوطه ومحاسبه امتیازوپاداش پیشنهاد:

تعیین میزان صرفه جویی ویا بهبود وساده سازی روشهای انجام كار ویا افزایش درآمد وخدمات  توسط معاونت های مربوطه بررسی و متناسب با میزان اثر بخشی ونتایج حاصل از اجرای پیشنهاد وقابلیت اجرایی طرح پیشنهاد می دهند.

{كاملا موثر    تاثیرگذاری زیاد    تاثیرگذاری متوسط    تاثیرگذاری كم  غیرموثر    } كارائی
{    ۵             ۴                  ۳               ۲            ۱       }امتیازمیزان تاثیر گذاری 
{   ...           ...                ...             ...          ...      } میزان صرفه جویی

سپس با توجه به امتیاز فوق وجدول زیر، جایزه توسط مدیرعامل تعیین می گردد.

نتابچ مورد انتظار از پیشنهادها

  • افزایش كیفیت وكمیت خدمات سازمان برحسب وظایف قانونی محوله
  • ایجاد برنامه های تازه ابتكاری در زمینه های فعالیت های سازمان
  • جلب رضایت مردم از خدمات وفعالیتهای سازمان و ابداع روشهای تازه جهت افزایش رضایتمندی مراجعان
  • صرفه جویی وكاهش هزینه ها وافزایش درآمد
  • اصلاح و بهبود  مقررات ، آیین نامه ها و دستور العملها ی كاری ، ساختار سازمانی، گردش كار و بهبود  روشها ی انجام كار
  • افزایش رضایت وانگیزه در كاركنان

پیشنهادی:
امتیاز پاداش
۱ اعلام رسید پیشنهاد توسط كمیته پیشنهادات
۲ تشكر كتبی از پیشنهاد دهنده توسط كمیته پیشنهادات
۳ هدیه مناسب، درج در پرونده پرسنلی
۴ هدیه مناسب ،درج در پرونده پرسنلی، معرفی وتقدیر درمراسم عمومی وشرح پیشنهاد در تابلو اعلانات
۵ هدیه مناسب ،درج در پرونده پرسنلی، معرفی وتقدیر درمراسم عمومی وشرح پیشنهاد در تابلو اعلانات ، وجایزه ویژه با تایید مدیریت عامل شركت

۳-۶-ابلاغ واجرای پیشنهاد وارزیابی نتایج:
دبیرخانه نظام پیشنهادها پس از جمع بندی ، نتایج بررسی واحدهای تخصصی مراتب را به كمیسیون تحول اداری اعلام تا پس از بحث وبررسی نتیجه پذیرش پیشنهاد را اعلام می نماید.

  • همچنین در صورت تصویب پیشنهاد مراتب با دستور مدیر عامل جهت اجرا ابلاغ می گردد.
  • نتایج اجرای پیشنهاد وارزیابی اثر بخشی در قالب فرم مشخص توسط واحد مجری تنظیم وبه دبیرخانه پیشنهادها ارجاع می گردد.
  • دبیرخانه پیشنهادها در فواصل شش ماهه نتایج حاصل را در كمیسیون تحول اداری گزارش می نماید.